הנחיות – הכנה לביקור פיקוח

מהו ביקור פיקוח יזום?

במהלך שנת העבודה השוטפת מקיימת יחידת הפיקוח והאכיפה באגף הפיקוח על יצוא דו-שימושי

ביקורי פיקוח יזומים באתרי חברות המייצאות סחורות ושירותים מישראל.

מטרת ביקור הפיקוח היזום היא לבדוק את מידת הציות של חברה לצווי הפיקוח על היצוא

הרלבנטיים, ולשלול את האפשרות שחברות אלה עוברות על החוק, גם אם מבלי שהן מודעות לכך.

בדיקה זאת מתמקדת בשני אלמנטים מרכזיים:

1 .קיומה של "תכנית ציות פנימי" (Program Compliance Internal – ICP) בארגון היצואן, או תכנית דומה לה בעקרונותיה ובאופן יישומה.

במידה שקיימת תכנית ציות פנימי בארגון, תיבדק מידת היישום של תכנית זאת והאופן בו היא מתבטאת במבנה הארגוני של החברה ובתהליכי העבודה השוטפים שלה, בעיקר פעילותה הלוגיסטית, אחסון מלאי ותפעול וניהול היצוא. במידה שלא קיימת בארגון תכנית ציות פנימי, ייבדקו נהלי ותהליכי העבודה הקיימים בארגון, בעיקר אלה הנוגעים לתפעול וניהול היצוא.

2 .בדיקה פרטנית / מדגמית של מסמכי משלוחי היצוא והתאמתם לרישיונות היצוא שקיבלה או יתכן וקיבלה החברה קיבלה במהלך 5 שנות העבודה שקדמו לביקור באלו חברות יתקיימו ביקורי פיקוח יזומים?

ביקורי הפיקוח היזומים מתקיימים בחברות יצואניות המוכרות לאגף הפיקוח מהתנהלותן השוטפת מולו בתחום הרישוי, ומתקיים בהן לפחות אחד משלושת התנאים הבאים:

1 .חברות יצואניות שפנו ב-5 השנים האחרונות לאגף הפיקוח בבקשות לקבל רישיונות יצוא ליצוא מוצריהם המפוקחים;

2 .יצואנים שקיבלו רישיונות יצוא בתגובה לבקשות אלה;

3 .יצואנים שביצעו בפועל לפחות משלוח יצוא אחד עפ"י הרישיונות שקיבלו.

כיצד מתבצע ביקור הפיקוח ומה הוא כולל?

טרם הביקור תינתן לחברה היצואנית הודעה מקדימה על הכוונה לבקרו. בכל מקרה, התראה זו לא תהיה קצרה משבועיים, ומועד הביקור יתואם עם נציג החברה מראש. כאמור, הביקור יעסוק בעיקר בבדיקת קיומה של תכנית הציות הפנימי בארגון, ובבדיקת משלוחי היצוא שביצע היצואן והתאמתם לרישיונות שניתנו לחברה בתקופת הזמן המוגדרת. 

לפיכך סדר היום המומלץ לביקור:

1 .פתיחה והצגה כללית קצרה של יח' הפיקוח והאכיפה באגף הפיקוח על היצוא הדו-שימושי ופעילותה;

2 .הצגה כללית קצרה של היצואן ופעילותו העסקית;

3 .סקירת היצואן בהיבט הפיקוח על היצוא שתכיל התייחסות להיבטים הבאים:

א. סקירה מסחרית קצרה בדגש טכנולוגי – היקפי היצוא, סוגי היצוא, המהות הטכנולוגית של המוצרים המפוקחים, יעדי היצוא, מקומו של היצואן בשרשרת האספקה, ספקים, לקוחות (לקוחות ביניים / מפיצים, משתמשים סופיים);

ב. סקירה על משטר הציות הפנימי הנהוג בחברה – המודעות הכללית הקיימת בארגון לחוקים המדינתיים בנושא הפיקוח על היצוא הדו"ש ולאמנות הפיקוח הבינ"ל השונות; נהלים וכללים המיושמים בארגון לצורך העמידה בדרישות החוק; הגורמים בארגון האחראים לכתיבת כללים אלה ויישומם; פרוצדורות הסיווג העצמי של המוצרים המפוקחים וכיצד הן מתופעלות. סקירה זו היא אופציונלית ומשתנה בהתאם לעובדת קיומה של תכנית הציות הפנימי בארגון ומידת יישומה.

ג. סקירה לוגיסטית ותפעולית – ביצוע בפועל של משלוחי היצוא בארגון – בידי מי, עפ"י אלו נהלים, מהם הממשקים עם חברות השילוח, סוכני המכס וגובי המכס; האם משלוחי היצוא מפוקחים / מבוקרים ע"י גורמים נוספים בארגון וכיצד?

4 .דיון / שו"ת בנושאים לעיל

5 .ביצוע audit :בדיקת מסמכים של משלוחי היצוא שביצע היצואן בתקופת זמן מוגדרת מראש והתאמתם לרישיונות היצוא התואמים שהונפקו לחברה בתקופה הנבדקת. לצורך זה, מתבקשת החברה היצואנית להכין מראש את המסמכים הרלבנטיים למשלוחי היצוא הנבדקים שבוצעו בעקבות רישיונות היצוא שקיבלה: חשבונית עסקה, רשימון יצוא, תצהיר יצואן ושטר מטען. בד"כ יארך הביקור כשעתיים, אם כי במקרים לא מעטים הוא יארך יותר. מומלץ לחברות להקצות פרק זמן של כ-3 שעות לכל היותר לקיום הביקור. במידת העניין, תוכל החברה המארחת לכלול בו תכנים נוספים (כגון סיור במפעל או במתקנים אחרים של החברה וכד'), אך הדבר ייעשה בתיאום מראש עם יח' הפיקוח והאכיפה המבצעת את הביקור ובכפוף ללוח הזמנים שלה.

סיכום הביקור

לאחר הביקור יתכן והרשות המוסמכת תבקש מהחברה היצואנית כי תספק לה מסמכים נוספים, המשלימים או מחזקים את ממצאי הביקור, או עפ"י המסוכם בסופו. רק לאחר שהרשות המוסמכת סיימה לאסוף את כל המסמכים הדרושים לסיכום הבדיקה באופן המניח את דעתה, היא תוציא דו"ח סיכום רשמי לביקור, ובו פרוטוקול הביקור המפרט את מהלך העניינים המרכזי, את ממצאיו העיקריים, ואת רשימת הפעולות הנדרשות לתיקון הליקויים ע"י החברה המבוקרת. כמו כן יכלול הסיכום ציון כללי הניתן לחברה ומשקף את מידת הציות שלה לחוקי הפיקוח על היצוא ואת מידת שמירתה על החוק.

הציון יהיה ערכי וישוקלל מהמרכיבים הבאים:

– קיום / אי-קיום תכנית ציות פנימית או חליפית בארגון

– רמת יישום התכנית וההקפדה על קיום התכנית / הנהלים הרלבנטיים באופן כללי

– רמת הדיוק וההתאמה בין הרישיונות שנופקו לחברה לבין מסמכי המשלוחים שבוצעו לפיהם

לשאלות ומידע נוסף בנושא ביקורי פיקוח יזומים ניתן לפנות לנֹעם בר-גל באמצעות דוא"ל:

noam.bargal@economy.gov.il